Desain Pekerjaan dan Analisis Pekerjaan
Analisis Jabatan harus merumuskan semua jabatan baik sebagai tenaga pelaksana, non-manerial mapun manajerial dalam suatu perusahaan sedangkan hasil dari Analisis Jabatan atau Job Analysis ini adalah identifikasi jabatan, ringkasan tugas, rincian tugas, spesifikasi jabatan (pendidikan, pelatihan atau kursus, pengalaman kerja, masa kerja, psikologi yang meliputi bakat kerja, temperamen kerja dan minat kerja), hasil kerja dan tanggung kerja.
Elemen-Elemen
Desain Pekerjaan
Tiga unsur yang membingungkan manajer dalam
mengembangkan dan mengatur pekerjaan-pekerjaan karyawan agar dapat bekerja
lebih produktif dan memuaskan, yaitu):
Sering terjadi konft antara kebutuhan-kebutuhan dan keinginan-keinginan
karyawan dan kelompok karyawan dengan berbagai persyaratan desain pekerjaan.
Sifat unik karyawan dapat menimbulkan berbagai macam
tanggapan dalam wujud sikap, kegiatan phisik dan produktivitas dalam
pelaksanaan pekerjaan.
Perubahan lingkungan, organisasional dan perilaku
karyawan membuat desain pekerjaan, ketepatan pendekatan pengembangan standar
kerja dan bentuk-bentuk perilaku karyawan perlu dipertanyakan.
A. Elemen-Elemen
Organisasi :
Unsur organisasi mempunyai kaitan erat dengan desain
pekerjaan yang efisien. untuk mencapai output maksimum dari pekerjaan-pekerjaan
karyawan. Dalam manajemen ilmiah yang dikemukakan oleh Frederic Winslow Taylor
telah menetapkan adanya studi yang menyoroti tentang perilaku karyawan di dalam
pelaksanaan kerja. Studinya dinamakan Studi gerak dan waktu (Time and motion
study).
Dengan adanya efisiensi di dalam pelaksanaan kerja
akan menentukan spesialisasi yang merupakan kunci dalam desain pekerjaan. Karyawan
yang melakukan pekedaan secara kontinyu menyebabkan dia menjadi
terspesialisasi, yang selanjutnya dapat memperoleh output lebih tinggi.
Tiga unsur desain pekerjaan organisasi. yaitu:
·
Pendekatan mekanik, berupaya
mengidentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan guna meminimumkan waktu
dan tenaga. Hasil pengumpulan identifikasi tugas akan menentukan spesialisasi.
Pendekatan ini lebih menekankan pada faktor efisiensi waktu, tenaga, biaya, dan
latihan.
·
Aliran kerja, ini dipengaruhi oleh sifat
komoditi yang dihasilkan oleh suatu organisasi atau perusahaan guna menentukan
urutan dan keseimbangan pekerjaan.
·
Praktek-praktek kerja, yaitu cara
pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan, ini bisa berdasarkan kebiasaan yang
berlaku dalam perusahaan, perjanjian atau kontrak kotak serikat kerja karyawan,
kesepakatan bersama.
B. Unsur-Unsur
Lingkungan:
Faktor lingkungan yang mempengaruhi desain pekerjaan
adalah tersedianya tenaga kerja yang potensial, yang mempunyai kemampuan dan
kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pengharapan-pengharapan
sosial, yaitu dengan tersedianya lapangan kerja serta memperolah kompensasi dan
jaminan hidup yang layak.
C. Unsur-Unsur
Perilaku :
·
Otonomi, bertanggung
jawab atas apa yang dilakukan, disini bawahan diberi wewenang untuk mengambil
keputusan atas pekerjaan yang dilakukan.
·
Variasi, pemerkayaan
pekerjaan dimaksudkan untuk menghilangkan kejenuhan atas pekerjaan-pekerjaan
yang rutin, sehingga kesalahan-kesalahan dapat dirpinimalkan.
·
Denotes tugas, untuk
mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan pekerjaan, maka pekerjaan hares
dlidentifikasikan, sehingga kontribusinya terlihat yang selanjutnya akan
menimbulkan kepuasan.
·
Umpan balik, diharapkan
pekerjaan-pekerjaan yang ditakukan oleh karyawan mempunyai umpan batik atas
pelaksanaan pekerjaan yang baik, sehingga akan memotivasi pelaksanaan pekerjaan
selanjutnya.
Trade Off Keperilakuan dan Efisiensi
Pengertian efisiensi yaitu perbandingan antara
keluaran dengan pemasukan. Unsur-unsur efisiensi akan membentuk spesialisasi
yang tinggi, mengurangi perbedaan atau variasi, meminimumkan otonomi dan
unsur-unsur kontradiktif lainnya.
Trade off yang
dihadapi oleh pare perancang pekerjaan perusahaan yaitu:
·
Produktivitas versus spesialisasi:
Tambahan spesialisasi akan menaikkan output sampai
pada titik tertentu, apabila ada kenaikan spesialisasi maka output mengalami
penurunan, karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus.
Output dapat ditingkatkan dengan mengurangi spesialisasi pekerjaan.
·
Kepuasan kerja versus spesialisasi:
Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan
kenaikan spesialisasi, dan tambahan tambahan spesialisasi mengakibatkan
kepuasan kerja akan menurun. Pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan
membutuhkan waktu lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu untuk
melakukannya. Kepuasan kerja akan menurun karena kurangnya otonomi, variasi dan
identitas tugas. Produktivitas terus naik bile kebaikan spesialisasi lebih
besar daripada kelemahan akibat ketidakpuasan.
·
Proses belajar versus spesialisasi:
Pekerjaan yang sangat terspesialisasi lebih mudah
dipelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak terspesialisasi. Proses
belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar
(ditunjukkan oleh garis putus-putus). Pekerjaan yang tidak terspesialisasi
memerlukan waktu lebih lama untuk dipelajari.
·
Perputaran karyawan versus
spesialisasi:
Spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat
dipelajari, tapi biasanya kepuasan yang diperoleh lebih rendah, kepuasan yang
rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga keda tinggi (turn over
manpower).
Analisis
Jabatan
Dalam bahasa Inggris, Analisis Jabatan disebut
dengan istilah “Job Analysis”, kadang-kadang dalam
bahasa Indonesia diterjemahkan langsung menjadi Analisis Pekerjaan. Analisis
Jabatan ini merupakan salah satu fungsi penting dalam Manajemen Sumber Daya
Manusia untuk menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat (right man at the right place).
Pada dasarnya, yang dimaksud dengan Analisis Jabatan
atau Job Analysis ini adalah sebuah proses untuk mengidentifikasikan dan
menentukan secara rinci tugas dan persyaratan pekerjaan tertentu serta
kepentingan yang berkaitan dengan tugas-tugas pada jabatan atau pekerjaan
tertentu. Sedangkan definisi Analisis Jabatan menurut Keputusan Menteri Tenaga
Kerja dan Transmigrasi Nomor 49 Tahun 2004 tentang Ketentuan Struktur dan Skala
Upah adalah proses metoda secara sistimatis untuk memperoleh data jabatan,
mengolahnya menjadi informasi jabatan yang dipergunakan untuk berbagai
kepentingan program kelembagaan, ketatalaksanaan dan Manajemen Sumber Daya
Manusia.
Analisis Jabatan harus merumuskan semua jabatan baik sebagai tenaga pelaksana, non-manerial mapun manajerial dalam suatu perusahaan sedangkan hasil dari Analisis Jabatan atau Job Analysis ini adalah identifikasi jabatan, ringkasan tugas, rincian tugas, spesifikasi jabatan (pendidikan, pelatihan atau kursus, pengalaman kerja, masa kerja, psikologi yang meliputi bakat kerja, temperamen kerja dan minat kerja), hasil kerja dan tanggung kerja.
Dengan kata lain, Job Analysis atau
Analisis Jabatan ini melakukan eksplorasi secara sistematis suatu jabatan,
melakukan studi dan pencatatan tanggung jawab, tugas, keterampilan yang harus
dimiliki, akuntabilitas, lingkungan kerja dan persyaratan kemampuan yang
dibutuhkan pada pekerjaan atau jabatan tersebut untuk kepentingan Manajemen
Sumber Daya Manusia (MSDM). Artinya, semua faktor yang dibutuhkan oleh
pekerjaan dan apa yang harus dimiliki oleh seorang karyawan yang mengisi
jabatan tersebut atau pekerjaan tersebut agar dapat bekerja secara produktif
harus diidentifikasikan secara sistematis, jelas dan rinci dalam Job Analysis
(Analisis Jabatan) ini.
Jenis Analisis Pekerjaan
Analisis Pekerjaan Tradisional (Traditional Job
Analysis)
Model tradisional ini hanya mencari informasi
sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi
kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan
dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang
memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai
kelayakan.
Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil
(Ersult-oriented Jobs Description atau RODs)
Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini
merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented
budget yang bermanfaat bagi produktivitas.
Sifat
dari Analisis Jabatan
Definisinya : Prosedur untuk menetapkan
tugas & tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang
akan dipekerjakan untuk itu.
Melalui analisis jabatan diperoleh
informasi:aktivitas kerja, perilaku manusia, mesin-alat-perlengkapan-bantuan
kerja yang digunakan, standar kinerja, konteks jabatan & tuntutan manusiawi
Kegunaan dari Informasi analisis jabatan :
perekrutan & seleksi, kompensasi, penilaian kinerja, pelatihan dan
memastikan pengangkatan yg lengkap atas semua tugas
Langkah-2 dlm analisis jabatan : Identifikasi
pemakaian atas informasi, meninjau informasi latar belakang, pilih posisi untuk
dianalisis, analisa, klarifikasi informasi dgn pemegang jabatan, dikembangkan
Metode mengumpulkan informasi analisis pekerjaan
Ada empat metode yang umum, yaitu:
1. Observasi atau Pengamatan
Frederick Taylor, sangat paham bahwa mengamati para
karyawan yang sedang melakukan tugas akan menghasilkan informasi yang kaya
mengenai tugas-tugas yang tercakup di dalam. Pengamatan ini mungkin mencangkup
penggunaan videotape, audiotape, dan bahkan pemantau secara elektronik.
Pengukur secara fisik atas kegiatan yang dilakukan, seperti mengukur objek yang
harus dipindahkan, dan uaraian mengenai cara kerja sebuah mesin, seringkali
memerlukan sejumlah observasi terhadap pekerjaan pada saat dilakukan.
2. Wawancara
Sejumlah pekerjaan mencangkup tugas-tugas yang sulit
untuk diamati. Suatu cara yang baik untuk memeahami pekerjaan semacam ini
mungkin dengan melakukan wawancara dengan sejumlah orang yang berkitan. Sebagai
contoh, untuk sungguh-sungguh dapat memahami pekerjaan seorang perancang
perangkat lunak (softwar) yang mengembangkan program grafik yang disesuaikan
dengan kebutuhan printer komersial Anda dapat mewawancarai pemegang jabatan,
supervisornya, anggota tim desain produk mereka, anggota staf yang menulis
kode-kode computer untuk implementasi desain mereka, dan konsumen yang pada
akhirnya menentukan tujuan mereka.
3. Kuesioner
Karena lebih ekonomis daripada wawancara atau
observasi, kuesioner seringkali digunakan jika informasi yang diperlukan harus
dikumpulkan dari banyak pemagang jabatan. Pada keadaan tertentu, kuesioner
mungkin dibuat sendiri, Kuesioner yang telah dibakukan biasanya diperoleh
dengan cara membeli dari luar. Kuesioner baku lebih ekonomis, dan pembuatannya
sering kali memberikan keuntungan tambahan dengan menyediakan informasi yang
berharga dari database yang lebih besar. Di pihak lain, kuesioner yang telah
disesuaikan dengan keadaan, biasanya menghasilkan informasi yang jauh lebih
spesifik terhadap pekerjaan khusus yang tercakup di dalamnya. Karakteristik ini
terutama berguna untuk penulisan uraian tugas yang penting atau untuk
mengembangkan penilaian kinerja. Kuesioner mungkin dilakukan dalam suatu
formulir isian, atau yang kini semakin banyak dilakukan, dengan komputer.
4. Buku Harian
Salah satu kekurangan observasi, wawancara, dan
kuesioner adalah bahwa informasi yang dihasilkan tampaknya tergantung pada
waktu dilakukannyapengumpulan data. Semua hal yang tampak paling menonjol pada
saat dilakukannya wawancara, adalah yang paling bayak dimasukan kedalam
analisis jabatan. Buku harian menawarkan satu solusi untuk masalah ini. Jika
pemegang jabatan dan supervisor memiliki sebuah buku harian selama kurun waktu
beberapa minggu, hasil analisis jabatan akan berkurang biasanya akibat tidak
tepatnya waktu pelaksanaan analisis. Untuk job yang berbeda pada waktu yang
berbeda di tahun tersebut, buku harian mungkin sangat bermanfaat.
Klasifikasi
Pekerjaan ( Job Classification)
Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik untuk
sektor publik maupun sektor swasta, didasarkan atas beberapa faktor,
diantaranya adalah:
·
Masukan informasi, dimana dan bagaimana
pekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.
·
Proses mental, pertimbangan apa yang
ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan aktifitas dalam
pelaksanaan pekerjaan.
·
Output pekerjaan, aktifitas fisik apa
yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang dipakai oleh para pekerja?
·
Relasi dengan orang, relasi dengan orang
lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan?
·
Konteks pekerjaan, dalam kontek fisik
dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan?
·
Metode kerja, metode atau teknik apa
yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?
·
Ciri-ciri pekerja, ciri-ciri kepribadian
atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan?
Politik
Reklasifikasi (The Politics Of Reclassification)
Daya tangkap politik mempengaruhi fungsi-fungsi
alokasi dari analisis pekerjaan dengan cara mendeskripsikan ramifikasi politik
mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi, yaitu: (a) reklasifikasi yang
menyebabkan perubahan dalam gaji, dan (b) reklasifikasi yang menyebabkan
perubahan status dari suatu posisi pelayanan sipil yang telah diklasifikasikan
dalam unit hasil kompromi bersama keposisi yang dikecualikan atau di luar unit
kompromi. (Gomes, 2003, hal. 103)
Sumber :
0 komentar:
Posting Komentar